Ontvangen en registreren

Afhankelijk van de ingangsvraag (ik wil…), wordt het door de indiener ingevulde contactformulier automatisch per e-mail verstuurd naar zowel de beheerder van het formulier als naar de verantwoordelijke medewerker.
In geval van klachten, bezwaren of verbetervoorstellen is dat meestal de Commissie Kwaliteitszorg van IBKC. In geval van een vraag is dat meestal een IBKC-medewerker (bijvoorbeeld het secretariaat of de financiële administratie).

De verantwoordelijke medewerker (de ontvanger) stuurt de indiener van de vraag, klacht, bezwaar of het verbetervoorstel, binnen 5 werkdagen na ontvangst, een reactie. Een reactie kan ook zijn dat de melding in behandeling is, inclusief de beoogde behandelingstermijn.

Ingevulde contactformulieren worden automatisch geregistreerd en voorzien van een ID in de registratie/rapportage op jotfom.com
De secretaris van de Commissie Kwaliteitszorg van IBKC beheert deze registratie en zorgt ervoor dat een export (in Excel) van dit register inzichtelijk is voor alle betrokken verantwoordelijken. Deze wordt gepubliceerd in ISO onder de naam: ‘Register vragen, klachten, bezwaren en verbetervoorstellen IBKC’.